Denne veilederen til omstillingsplaner hjelper et selskap i å tenke over og implementere tiltak for strategi, organisasjon og hvordan verdier skal skapes når virksomheten skal bli mer bærekraftig.
Omstilling av virksomheter er en langsiktig endringsreise hvor virksomheten må være tilpasningsdyktig ovenfor endringer i interne og eksterne forhold og ha evne til å håndtere risiko og utnytte de kommersielle mulighetene som oppstår. For å hjelpe virksomheter på denne reisen har en UN Global Compact Norge etablert ekspertgruppe utviklet denne veilederen.
Hvem er veildederen for
Denne veilederen til omstillingsplaner er laget for norske virksomheter, med et spesielt fokus på store og mellomstore virksomheter. For å gjøre den nyttig for mindre selskaper har vi også laget en guide til veilederen for mindre virksomheter. Denne fremstiller veilederen i en mindre omfattende utgave.
Hva er en god omstillingplan?
Lars Erik Mangset
Leder ekspertgruppen for omstillingplaner
Strategisk Integrasjon
Planen må være i tråd med organisasjonens overordnede strategiske mål. Den må støtte opp om den langsiktige visjonen, samtidig som den må være realistisk i forhold til selskapets nåværende kapasitet og markedsforhold. På denne måten sikrer man at bærekraftsarbeidet styrker og ikke svekker øvrige virksomhetsmål.
Involvering av ansatte og interessenter
Dette omfatter både ansatte og ledelse, og eksterne interessenter som investorer, kreditorer, leverandører, kunder, myndigheter og lokalsamfunn. Involvering fremmer oppslutning og støtte, gir ulike perspektiver som kan forbedre planen, og sikrer at omstillingen tar hensyn til behovene og forventningene til dem som er mest berørt.
Åpenhet og redelighet
Tydelig, åpen og redelig kommunikasjon gjennom hele planleggings- og implementeringsprosessen. Åpenhet om mål, prosesser, suksesser og tilbakeslag i forbindelse med omstillingen skaper tillit og bygger posisjon om å ta samfunnsansvar. Det holder også alle ansatte og interessenter informert og motiverte, og kan bidra til å håndtere motstand mot endring.
Fleksibilitet, tilpasning og innovasjon
En god overgangsplan er dynamisk og kan tilpasses skiftende omstendigheter. Denne fleksibiliteten er viktig fordi den gjør det mulig for organisasjonen å reagere på ny informasjon, uventede utfordringer og endringer i eksterne forhold, for eksempel teknologiske fremskritt, lovendringer og bærekraftsutvikling.
Veilederen og EUs rapporteringsstandarder (ESRS)
Veilederen er et verktøy for implementering. Bruk av veilederen garanterer således ikke etterlevelse med relevante reguleringer for rapportering. Men stegene i veilederen overlapper med, og vil hjelpe virksomheter rapportere på, opplysningskravene (disclosure requirenments) som kartlagt på denne siden. Denne kartlegningen er gjort av UN Global Compact Norge.
Krav til omstillingsplaner i ESRS
ESRS E1 (climate change) inneholder et opplysningskrav for omstillingsplaner (Disclosure requirenment (DR) E1-1. Oversikten under viser hvilke steg i veilederen som overlapper med opplysningskravene i DR E1-1.
Under de ulike stegene på denne siden vil det fremkomme hvilke sentrale (ikke nødvendigvis uttømmende) opplysningskrav i ESRSene stegene overlapper med.
Forklaring
For store norske virksomheter
Ta for deg status på dagens bærekraftsarbeid og sjekk av dette med aktivitetene i delstegene. For flere vil det være synergier eller steg man allerede har gjennomført. Deretter kan man starte med å kartlegge gjenstående aktiviteter og starte prosessen for å omstille virksomheten. En mulig start er en gapanalyse for å identifisere områder som kan forbedres.
For mindre norske bedrifter
Ta for deg status på dagens bærekraftsarbeid og sjekk av dette med den forenklede oversikten over omstillingsprosessen. Denne er delt inn i 2 hovedsteg med et utvalg aktiviteter som mindre selskaper kan benytte seg av. Disse er beskrevet før den komplette veilederen presenteres.
Under hvert steg ligger kort beskrivelse av hver aktivitet. Se PDF-vedlegget for detaljert veiledning for hver aktivitet, som vist under. Øverst under hvert steg ligger praktiske eksempler fra selskaper i ekspertgruppen.
Dobbel vesentlighetsanalyse
Et naturlig startpunkt før du går i gang med å planlegge omstillingen, er en dobbel vesentlighetsanalyse. Den vil gi et riktig utgangspunkt for din virksomhets omstillingsplan. For virksomheter som treffes av CSRD, er det også obligatorisk å gjennomføre en dobbel vesentlighetsanalyse.
En dobbel vesentlighetsanalyse gir et helhetlig bilde av de positive og negative effektene virksomheten din har på omgivelsene (mennesker, klima og natur), og motsatt; hvordan omgivelsene påvirker virksomheten utover det man ser i regnskapet. Disse tilnærmingene kan være knyttet sammen, der påvirkning ofte fører til økonomiske muligheter eller kostnader for virksomheten, avhengig av hvordan den påvirker klima, naturen og menneskene rundt seg.
En dobbel vesentlighetsanalyse gir en indikasjon på de vesentlige bærekraftsaspektene som din virksomhet bør prioritere. Innsikten fra analysen benyttes for å for å forstå nåsituasjonen, sette ambisjon og utarbeide selve planen. Stegene i en dobbel vesentlighetsanalyse er overlappende med flere aktiviteter i denne rapportens veileder, eksempelvis flere av aktivitetene relatert til å etablere nåsituasjonen. Dersom virksomheten din allerede har utarbeidet en dobbel vesentlighetsanalyse er dere godt i gang med omstillingsarbeidet.
Om din virksomhet er liten eller mellomstor, eller ikke har gjennomført en dobbel vesentlighetsanalyse tidligere, kan en enkel vesentlighetsanalyse også være et godt startpunkt for å forstå hvordan din virksomhet påvirker omgivelsene. For å komme i gang med en enkel vesentlighetsanalyse kan Vesentlig.no benyttes.
Utvalgte aktiviteter for mindre virksomheter
PDF: Utvalgte steg for å mindre virksomheter
Kom i gang med bærekraftsarbeidet
• Engasjer styret og sikre forankring på tvers av virksomheten
• Utarbeid et klimaregnskap
• Identifiser muligheter for endringer i egen drift (forretningsmodell og verdikjede)
• Identifiser tiltak for omstilling
Ta arbeidet til det neste nivået
• Sett overordnede strategiske prioriteringer og mål
• Gjennomgå retningslinjer og forutsetninger
• Tilpass styringsstrukturer, organisatoriske ordninger og personalstrategi
• Integrer omstillingsplanen i finansielle planer og budsjetter
• Lag handlingsorienterte steg
Aktiviteter steg 1. Etabler nåsituasjonen
PDF: Steg for steg – 1. Etabler nåsituasjonen
PDF: Praktiske eksempler – 1. Etabler nåsituasjonen
1.1 Engasjer styret og sikre forankring på tvers av virksomheten
1.2 Kartlegg viktige relasjoner og avhengigheter
1.3 Vurder klimarelaterte risikoer og muligheter
1.4 Vurder naturrelaterte risikoer og muligheter
1.5 Sett opp et klimaregnskap
1.6 Identifiser omstillingsmuligheter
1.7 Identifiser og vurder påvirkning og avhengigheter
1.8 Lær av tidligere implementeringserfaringer og hendelser
Aktiviteter steg 2. Sett ambisjoner
PDF: Steg for steg – 2. Sett ambisjoner
PDF: Praktiske eksempler – 2. Sett ambisjoner
2.1 Sette overordnende strategiske prioriteringer og mål
2.2 Identifisere viktige antagelser og eksterne faktorer som planen er avhengig av
2.3 Identifisere behov for endringer i forretningsmodell og verdikjeder
Aktiviteter steg 3. Lag handlingsplan
PDF: Steg for steg – 3. Lag handlingsplan
PDF: Praktiske eksempler – 3. Lag handlingsplan
3.1 Lag handlingsorienterte steg
3.2 Gjennomgå retningslinjer og forutsetninger
3.3 Vurder robustheten til handlingsplanen, retningslinjer og vilkår
3.4 Tilpass styringsstruktur, organisatoriske ordninger og personalstrategi
3.5 Utvikle en involveringsplan
3.6 Integrer omstillingsplanen i finansielle planer og budsjetter
3.7 Definer nøkkeltall og mål
Aktiviteter steg 4. Gjennomfør
PDF: Steg for steg – 4. Gjennomfør
PDF: Praktiske eksempler – 4. Gjennomfør
4.1 Start eller fortsett med å implementere omstillingsplanen
4.2 Rapporter på fremgang mot satte mål
4.3 Kunngjør omstillingsplanen
Brukererfaringer og tilbakemeldinger
Det er et sterkt ønske om at veilederen skal være et konkret verktøy som er praktisk og best imøtekommer selskapers behov. Vi ber alle brukere og andre interessenter om å komme med konkrete innspill og tilbakemeldinger til forbedring av veiledningen.
Det kan gjøre direkte på denne siden: Brukererfaringer – veileder til omstillingsplaner
