Det er bare å innrømme først som sist at vi ikke klarer å følge alle disse, og andre råd like godt selv. Men vi forsøker, og det å ha en ambisjon om en gradvis bedre rapport år for år teller positivt. Som min gode rapporteringskollega pleier å si, når jeg klager over alt jeg mener ikke er bra nok: «Det er bedre enn i fjor». Det er dessuten verdt å huske på at rapporten skal fortelle om det virksomheten din faktisk har gjort. Så dersom man bruker 2 måneder på å rapportere og resten av året på å faktisk gjøre jobben, vil jeg hevde at rapporteringen tar for stor plass.
Det finnes mange gode tips for god rapportering, men disse vil jeg spesielt trekke frem:
- Finn din hovedfortelling
- Lag et rammeverk
- Involver de riktige personene
- Lag deg noen lesere
- Bruk vedlegg
Men før du går i gang må du bestemme deg for om seksjonen om bærekraft skal være en integrert del av årsrapporten deres, en egen del i årsrapporten gjennom for eksempel et eget kapittel, eller et selvstendig dokument. Om den blir en integrert del av årsrapporten, som jeg tenker er naturlig dersom bærekraftsatsingen er en integrert del av forretningsvirksomheten, anbefaler jeg å se på prinsippene for integrert rapportering utgitt av IIRC (International Integrated Reporting Council). Prinsippene er både nyttige og gode.
Finn din hovedfortelling
Det første du må finne ut av er hva du vil fortelle. Dette må du skrive ned, for du vil helt sikkert glemme det når du er midt inne i rapporteringen og ikke klarer eller har tid til å se skogen for bare trær. Hva du vil si avhenger først og fremst av hvem virksomheten din er og hva den gjør. Tenk deg at du skal lese rapporten til ditt telefonselskap, en kleskjede, banken din, et oljeselskap eller en bilprodusent. Du vil ønske ulik informasjon fra de ulike bedriftene. Så første spørsmål handler om: Hva er viktig å fortelle om din bedrift?
Dette henger sammen med vesentlighet. De som leser din rapport vil være interessert i de temaene som er vesentlige for din bedrift. For en bank er det vesentlig hvordan vi driver utlån, ikke hvorvidt vi sorterer søppel på kontorene våre. For et telefonselskap er det vesentlig hvordan det jobbes med personvern, for en klesprodusent hvordan arbeidsforholdene er i leverandørkjeden.
Vesentlighet handler om hvor bedriften din har, eller potensielt har, stor negativ påvirkning. Og ikke minst hvor bedriften har mulighet for stor positiv påvirkning, kanskje nye forretningsmuligheter. For å gjøre analyser av dette, bruk rammeverket til OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv og vesentlighetsanalysen fra GRI3 (Global Reporting Initiative), den internasjonalt ledende standarden for bærekraftsrapportering.
Lag et rammeverk
Ta et stort A3 ark, start med å skissere opp hvordan bærekraftsatsingen ser ut hos dere. Hvilke områder er de mest vesentlige? Er dere tilsluttet noen internasjonale rammeverk? Har dere funnet ut hvilke bærekraftsmål som henger sammen med de vesentlige områdene, gjennom både positiv og negativ påvirkning? Hvordan måler dere arbeidet, og hvordan henger dette sammen med andre strategier, mål og handlingsplaner? Bruker dere andre rammeverk som miljøfyrtårn, ulike ISO–sertifiseringer eller andre sertifiseringsordninger av drift eller produkter? Er dere medlem av, og rapporterer på andre initiativ, som Global Compact, eller et bransjeinitiativ?
Det store spørsmålet er: Hvordan henger alt dette sammen?
Bruk gjerne penner eller tusjer og tegn opp på A3 arket. Så tar du et nytt ark og skisserer opp hva av dette du vil fortelle om eksternt, og hvorfor.
Jeg anbefaler alle større virksomheter å bruke et rammeverk som GRI i bærekraftsrapporteringen. Da får du hjelp til å fokusere på de mest vesentlige temaene når du rapporterer. For når du tegner opp rammeverket for bærekraftsatsingen- og rapporteringen, er det lett å gå seg vill i skogen. GRI indeksen hjelper dessuten alle som leser rapporten din å finne informasjonen de søker. Husk at det også er en hjelp for deg: Sjekk andre bedrifters GRI indeks og se hvordan de rapporterer på GRI–indikatorene som er vesentlige for din bedrift. Her kan du hente gode idéer og inspirasjon fra de beste. Se oversikt over hvilke rapporter The Governance Group mener er gode i analysen Bærekraft på børs.
Involver de riktige personene
Husk at dette er bedriftens rapport, ikke din. Skal dere rapportere noe vesentlig fra et forretningsområde, er det viktig at de som jobber med dette området involveres. De har forhåpentligvis allerede vært involvert i rammeverket for bærekraftsarbeidet for sitt område, og vet hvilke mål og indikatorer de jobber etter. Nå skal de gi innspill til hva som skal rapporteres eksternt. Dersom dere rapporterer etter rammeverket GRI, vil det være førende for hvilke indikatorer dere skal bruke. I så fall kan nøkkelpersonene være med og gi innspill til andre ting dere også bør få fortalt fra året som gikk. Slik kan dere snekre dere noen egne GRI–indikatorer, for det er faktisk lov. Men snekrer man for mange blir det umulig å sammenlikne to GRI rapporter, noe som er litt av hensikten.
Vi har hatt god erfaring med å gjennomføre møter med alle som skal rapportere tall og data fra sitt område. På møtet går vi igjennom rammeverket for rapporten, hva hovedfortellingen skal være og hvilke GRI–indikatorer hver enkelt skal rapportere på. Vi diskuterer også om vi skal ha med noe mer.
Lag deg noen lesere
Når alle har rapportert fra sine områder, går du i gang med struktureringen av data og innspill du har fått. Deretter begynner skrivingen. Heng gjerne opp ett eller flere utklipp av en typisk leser av din rapport på tavla foran deg. Er det en kunde? En investor? En interesseorganisasjon? Skriv for dem. Utfordringen er ofte at leserne er en kombinasjon av disse, så det å lage seg flere ulike lesere kan være lurt. Men uansett hvem de er: Alle liker et enkelt språk som forklarer godt. Lange, kronglete og akademiske setninger ser kanskje imponerende ut, men er og blir mindre leservennlige enn et enkelt og tydelig språk.
Bruk vedlegg
Mitt siste råd er å bruke vedlegg. Alt du tror at noen kan være interessert i, men ikke alle, puttes i vedlegg. Lange tabeller, utslipps- og energiregnskap samt utdypende informasjon om de vesentlige temaene kan godt legges ved som vedlegg. Fordelen er da at du kan ta med mer informasjon enn dersom alt skal inn i hovedrapporten. Kanskje det er snakk om en interesseorganisasjon som er interessert i å se detaljerte utregninger av vannforbruk i produksjonen, eller rammeverket for å gjøre menneskerettighets–vurderinger i leverandørkjeden. Sett det som vedlegg.
Samt en innrømmelse av at vi ikke klarer å følge alle de gode rådene selv heller. Vi har mye å gå på, men det blir bedre og bedre år for år. Og da får vi være fornøyde. Ta dessuten gjerne kontakt om du har innspill eller dersom det er noe du vil diskutere. Ved å lære av hverandre blir vi dyktigere.
Til sist er det bare en ting å si: Lykke til!
